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By Alexandra Demeure 4 avril 2023 In Actualités France

France // Apostille : transfert de la compétence aux notaires en 2025

Lorsqu’un document public (acte de mariage, de naissance, ou diplôme par exemple) doit être produit à l’étranger, il est fréquent que les autorités du pays d’accueil souhaitent en recevoir une version authentifiée par les autorités du pays de délivrance.


Cette authentification prend historiquement la forme d’une légalisation. Cette procédure, plutôt longue et complexe, nécessite l’intervention de plusieurs autorités, suivant une « chaîne », jusqu’à ce que l’attestation finale soit reconnue par l’État de destination et puisse y produire un effet juridique. Concrètement en France à ce jour, une procédure de légalisation consiste à faire valider le document par le bureau des légalisations du Ministère des Affaires Étrangères puis par le consulat du pays de destination en France.

 

Dans un souci de simplification, 120 États à ce jour sont signataires de la Convention du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers, dite convention de La Haye ou Convention Apostille. La Convention Apostille accélère le processus de légalisation pour offrir une formalité unique : l’émission d’un certificat d’authentification sous forme d’un cachet ajouté sur le document, l’apostille. En pratique, l’acte ne passe que devant une autorité locale pour être valide devant les autorités étrangères.

 

L’apposition d’une apostille produit les mêmes effets que la légalisation et n’a pas de durée de validité. Attention cependant, tout comme la légalisation, l’apostille atteste uniquement de l’authenticité de l’acte public en question, c’est-à-dire de la capacité de son signataire à le délivrer. En aucun cas l’apostille ne valide le contenu même du document.

 

Les démarches en vigueur à effectuer jusqu’au 1er janvier 2025

 

En France, la demande d’apostille est à adresser au service Apostille de la Cour d’appel dont dépend le signataire du document. Par exemple, un acte de naissance délivré par la ville de Paris devra être adressé à la Cour d’Appel de Paris. Les extraits de casier judiciaire, quant à eux, sont délivrés par le Casier judiciaire national à Nantes et l’apostille est donc apposée par la Cour d’appel de Rennes. La demande peut être faite sur formulaire (Cerfa n° 15703*01) ou sur papier libre. L’apostille est alors délivrée gratuitement par la juridiction.

 

Les notaires compétents à partir du 1er janvier 2025 pour la délivrance des certificats d’apostille

 

Une grande nouveauté est à prendre en compte : les notaires seront bientôt compétents pour accomplir ces formalités. Initialement prévue pour 2023, la réforme va entrer en vigueur au 1er janvier 2025.

 

En pratique, la demande sera adressée selon les modalités suivantes :

  • par voie dématérialisée pour les actes établis sous forme électronique (de plus en plus fréquent) ou
  • par courrier ou présentation physique à l’étude pour les actes publics non dématérialisés.

Les notaires devront consulter une base de données nationale des signatures publiques (à noter que cette base sera alimentée par des autorités publiques. Le transfert des compétences n’est donc pas total). L’apostille devra alors être délivrée dans un délai de trois jours ouvrés dès lors que les informations nécessaires seront disponibles dans la base de données susmentionnée.

 

De plus, les apostilles sont aujourd’hui sujettes à numérotation et inscription dans un registre électronique afin de permettre leur contrôle. Dans le cadre de la réforme, il est prévu que la compétence de tenue du registre des apostilles soit progressivement transférée au Conseil supérieur du notariat, en lieu et place de l’autorité judiciaire.

 

Ce fichier pourra être consulté sans frais par les autorités étrangères destinataires des actes apostillés, occasion pour l’État d’amorcer sa dématérialisation en la matière et de rattraper son retard sur d’autres pays concernant le programme e-APP (Programme Apostille électronique, comprenant l’e-Apostille et l’e-Registre).

 

Néanmoins, plusieurs points concernant cette réforme majeure sont à ce jour encore flous. Notamment, en se délestant de la charge des apostilles au profit des professionnels règlementés et indépendants que sont les notaires, l’État se déleste également d’un coût : coût qui, à terme, risque de retomber, dans une moindre mesure, à l’usager. Le décret de 2021 détaillant la réforme dispose que le montant de la redevance à laquelle donneront lieu les formalités d’apostille sera fixé par décret, restant à paraître à ce jour. Une affaire à suivre, donc, et une phase de transition à venir qui sera à anticiper dans la programmation des mobilités internationales. 


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